5 tips om productiever te zijn op het werk

13/04/2017 Océane Bidault

Wanneer je een bedrijf hebt, een team leidt of onderdeel bent van een team, dan weet je dat het lastig is om de gehele dag productief te zijn. Met een gemiddeld 7.7 uur durende werkdag is het niet makkelijk om continue het meeste uit de werktijd te halen.

Ondanks dat het natuurlijk is af en toe de focus te verliezen tijdens een lange werkdag, moet er toch bergen met werk weggewerkt worden ongeacht wat er gebeurt. Dus hoe zorg je ervoor dat je productief blijft? De beste oplossing is het verhogen van je eigen of je teams betrokkenheid.

Een recente studie laat zien dat medewerkers die hoog betrokken zijn bij de organisatie tot 38% meer dan gemiddeld productief zijn. Wanneer je een 10% stijging van betrokkenheid kunt realiseren bij alle medewerkers blijkt uit het onderzoek dat de winst van je organisatie met €2000,- per jaar kunt stijgen per medewerker. Maar je hoeft niet altijd geld te investeren om werk leuker te maken voor je collega's. Hier zijn een paar tips hoe je medewerkers binnen je organisatie meer betrokken kunt laten zijn en hiermee betere resultaten kunt realiseren.

1. Creëer de juiste werkomgeving

Het creëren van een praktische en fijne werkomgeving is cruciaal voor een werknemer om zich comfortabel te voelen op het werk. Simpele dingen zoals het decoreren van de werkruimte kan een wezenlijk verschil maken en werk meer als een thuis te laten voelen. Natuurlijk zonlicht voegt ook enorm toe aan productiviteit, dus wanneer de werkruimte het toe laat, laat dan zoveel mogelijk zonlicht binnen vallen.

Volgens de studie dat uitgevoerd werd door Business in the Community zorgt natuurlijk zonlicht voor een meer vrolijke werksfeer, minder afwezigen vanwege ziekte en een hogere roductiviteit onder de medewerkers. Naast inkomend zonlicht kun je bijvoorbeeld ook denken aan:

• Werk met meerdere beeldschermen – Werken met meer dan één beeldscherm zorgt voor een makkelijk navigatie tussen verschillende taken op het scherm.
• White boards – White Boards zijn nuttige
• Open kantoren – Het hebben van een open-deur-policy heeft zo zijn voordelen. Wanneer mensen weten dat ze binnen mogen komen wanneer ze een vraag hebben verbeterd de communicatie tussen collega's en afdelingen.

2. Drink genoeg water

Een van de meest simpele en goedkope manieren om de productiviteit onder je werknemers te verbeteren is door meer water te drinken. Wanneer je eigenaar bent van een bedrijf of een teamleider van je afdeling, zorg er dan voor dat je medewerkers toegang hebben tot gekoeld en gefilterd drinkwater. Met een waterkoeler aangesloten op de eigen waterleiding voorkom je hoge kosten voor water en heb je continue toegang tot gekoeld en zuiver drinkwater. Dit zorgt voor een verbetering van de productiviteit van maar liefst 14%. Zorg er dus voor dat iedereen goed gehydrateerd is. Dit geeft een energie boost, is goed voor het lichaam en voorkomt hoofdpijn terwijl het de immuunsysteem versterkt.

3. Tijd voor ontspanning en plezier

Is het je ooit opgevallen hoe kinderen iedere situatie om kunnen zetten in spel en creativiteit? Dat komt omdat kinderen veelal in staat zijn om buiten de box te denken. Voeg daarom ook wat lol en plezier toe aan de dagelijkse werkzaamheden. Door plezier en leuke momenten toe te voegen aan de werkplek is er meer ruimte voor creativiteit, de sfeer op de afdeling verbeterd en het helpt obstakels en problemen wat lichter te bekijken. Leuke dingen die je kunt doen om de sfeer en plezier op de werkvloer te verbeteren:

• Team building activiteiten – Afhankelijk van de beschikbare tijd kun je dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse momenten organiseren om te werken aan team building. Je kunt bijvoorbeeld denken aan: liefdadigheidswerk doen voor een dag, ga wandelen tijdens de pauzes doe een onderlinge taarten bak competitie.
• Luister naar muziek – Onderzoek wijst uit dat mensen tijdens het werk in gedachten weg kunnen zinken wat kan leiden tot negatieve gedachten. Muziek brengt je terug in het heden. Een onderzoek van Teresa Leiuk, assistent professor in muziektherapie programma van de Universiteit uit Miami, laat zien dat mensen die naar muziek luisteren hun taken sneller af hebben en over het algemeen met betere ideeën komen.
• Staande meetings – Houdt staande meetings. Mensen met een kantoor baan zitten vaak de hele dag op een stoel. Een meeting/bespreking is daarom een mooi moment om staand door te brengen. Staande meetings duren overigens 34% minder lang waardoor je meer tijd over hebt om de besproken werkzaamheden uit te voeren.
• Persoonlijke noot – Mederwerkers de ruimte geven om iets persoonlijks te vertellen bijvoorbeeld over het weekend te praten, verbeterd de onderlinge band tussen medewerkers.

4. Promoot korte pauzes

Studies laten zien dat het regelmatig nemen van korte breaks van mentale taken, de productiviteit en creativiteit verbeteren. Het niet nemen van deze kleine onderbrekingen zorgt juist voor stress en vermoeidheid. Helaas nemen veel mensen niet de tijd om even van hun werk weg te gaan vanwege de taken die nog liggen te wachten. Om korte pauzes te promoten en hiermee de productiviteit te verhogen onder werknemers kun je het volgende doen:

• 90 minuten intervals – Het is wel bekend dat het lichaam regelmatig rust nodig heeft om optimaal te kunnen functioneren. Dit kan het beste worden gedaan door een interval te hebben iedere 90 minuten. Door 90 minuten lang het beste te geven van je zelf en hierna een kleine break te nemen, fris je jezelf weer op en bereid je je opnieuw voor om 90 minuten lang te knallen.
• Twee-minuten regel – Om uitstel te voorkomen, kun je het beste iedere taak die in minder dan 2 minuten uitgevoerd kan worden, direct uitgevoerd te worden. Wanneer de taak iets langer duurt dan 2 minuten, begin er dan wel aan en ga dan nog 2 extra minuten door. Volgens Life Hack krijg je meer taken klaar wanneer je ook daadwerkelijk begint met een taak.
• Onderscheid tussen werk en rust - Kom uit je routine door achter het bureau weg te gaan tijdens een korte pauze. Even rust nemen achter het bureau is niet zo efficiënt als wanneer je een stukje gaat lopen, drinken gaat halen of even naar buiten gaat. Door je werkplek te verlaten en de omstandigheden even te vertalen, ontstaat er meer ruimte en rust in het hoofd waardoor er meer ruimte over is voor creativiteit en productiviteit.

5. Bouw samen een positieve werkcultuur

Zorgen voor een goede werkomgeving is belangrijk, maar een goede teamspirit is cruciaal zodat mensen met zin naar het werk toe komen en bereid zijn een extra stap te zetten voor de organisatie. Om een goede werksfeer te creëren kun je het volgende doen:

• Wees flexibel - Wees bereid om mee te gaan in ideeën van anderen en toon begrip voor persoonlijke zaken waar werknemers tegen aan kunnen lopen.
• Aanmoedigen van communicatie - Moedig jouw werknemers aan om samen met jou of andere werknemers in gesprek te gaan bij conflictsituaties, goeie ideeën te delen en elkaar beter te leren kennen.
• Los het op als team – Wanneer er iets verkeerd gaat, beschuldig dan niet de persoon maar los het op als team. Kom met alle medewerkers tot een goede oplossing.
• Voorbeeldfunctie - Als leidinggevende heb je een voorbeeldfunctie voor alle medewerkers. Moedig goede communicatie aan, heb plezier en werk hard – leg de lat hoog! Laat je medewerkers zien dat jij precies hetzelfde doet als wat je van ze vraagt.

Hoewel grote bedrijven soms veel geld spenderen aan voorzieningen voor hun medewerkers, wat zeker bijdraagt aan een betere betrokkenheid, is het niet altijd nodig om veel geld uit te geven. Het opbouwen van een leuke, productieve en zorgzame werksfeer door middel van teambuilding verbeterd de loyaliteit en de algehele productiviteit van de medewerkers.